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비서/업무지원에서도 저는 개인의 희생으로 버티기보다, 일정과 기준과 커뮤니케이션을 구조화해 조직이 안정적으로 성과를 내도록 만들겠습니다.
문제는 필요한 정보가 한 곳에 있지 않았다는 점입니다.
한국천문연구원 비서/업무지원에서도 저는 기록과 자료를 축적해, 조직이 매번 처음부터 다시 하지 않도록 업무지식을 자산으로 만들겠습니다.
답변 : 저는 비서/업무 지원의 핵심 가치를 신뢰라고 생각합니다.
저는 한국 천문연구원에서도 연구자와 조직이 안심하고 업무를 맡길 수 있는 지원자가 되겠습니다.
비서/업무지원은 누군가의 편이 아니라 조직의 기준편이어야 하며, 저는 그 자세로 중립적이고 안정적인 지원을 하겠습니다.
답변 : 3개월에는 조직과 연구원 업무 흐름을 정확히 파악해, 일정과 문서 지원에서 기본 신뢰를 확보하겠습니다.
회의 운영의 정시성, 회의록 배포 리드타임, 결재지연 감소, 자료 요청 대응시간 같은 항목에서 개선을 만들겠습니다.

한국천문연구원 및 응시분야에 지원하게 된 동기에 대해 기술해 주십시오
정보수집 및 활용) 본인이 수집하고 정리한 정보(또는 자료)를 활용하여 어떤 일을 쉽게 해결한 경험에 대해 기술해 주십시오.
해당 정보를 어떻게 수집하고 활용했는지, 그리고 느낀 점은 무엇인지 기술해 주십시오.
책임감) 다른 사람들과 함께 어떤 일을 하면서 본인이 더 책임감을 갖고 임했던 경험에 대해 기술해 주십시오.
본인의 역할은 무엇인지, 책임감을 가진 이유는 무엇인지, 그리고 느낀 점은 무엇인지 기술해 주십시오.
비서/업무지원 직무에서 가장 중요한 가치는 무엇이며, 본인은 그 가치를 어떻게 실무로 증명해왔습니까?
제가 한국 천문연구원 비서/업무지원 분야에 지원한 이유는, 연구 성과가 만들어지는 과정에서 가장 결정적인 기반이 '업무가 흔들리지 않는 환경'이라는 점을 분명히 체감해왔기 때문입니다.
육하원칙한 문장 : 저는 지난해 조직 내 정기보고체계를 개선하기 위해, 월말 마감이 반복 지연되던 상황에서 팀원들과 함께 일정과 산출물 기준을 재정의하고 3개월 내정시 제출률 100퍼센트를 달성했습니다.
비서/업무지원에서도 저는 개인의 희생으로 버티기보다, 일정과 기준과 커뮤니케이션을 구조화해 조직이 안정적으로 성과를 내도록 만들겠습니다.
육하원칙한 문장 : 저는 부서 내외부 기관 대응자료 요청이 급증했던 시기에, 흩어진 과거 문서와 메일 기록을 체계적으로 수집해 질의 유형별 답변 자료집을 만들고 대응시간을 절반 수준으로 줄였습니다.
개인 별로 흩어진 파일을 무작정 모으지 않고, 최근 2년 기준으로 반복 요청이 많았던 키워드를 뽑아 해당 키워드에 연결된 자료를 우선 수집했습니다.
마지막으로 활용단계에서는 요청이 들어오면 유형을 먼저 분류해 관련 템플릿을 불러오고, 필요한 최신 수치만 교체하는 방식 으로 대응했습니다.
제가 느낀 점은 정보는 '많이 아는 것'이 아니라 '필요할 때 꺼낼 수 있게 정리하는 것'이라는 사실입니다.
육하원칙한 문장 : 저는 다부서가 참여한 사내 행사 운영에서 일정 지연과 역할 혼선이 생기자, 운영총괄 역할을 자청해 업무 분장과 체크리스트를 재정비하고 사고 없이 행사를 마무리했습니다.
책임감을 가진 이유는 단순히 성과 욕심이 아니라, 대외 일정에서의 실수는 개인이 아니라 조직 전체의 신뢰에 영향을 준다는 것을 알았기 때문입니다.
비서/업무지원 직무에서도 저는 보이지 않는 리스크를 먼저 발견하고, 구성원이 안심할 수 있는 운영환경을 만들겠습니다.
대외 일정과 마감이 고정된 업무를 최우선으로 둡니다.
보관 위치의 표준화입니다.
또한 회의 시 화면 공유와 배포자료의 범위를 사전에 합의해 불필요한 노출을 막습니다.
답변 : 회의의 품질은 회의 시간에만 결정되지 않습니다.
또한 참석자에게 필요한 자료를 미리 배포해 회의 시간을 '읽는 시간'이 아니라 '결정하는 시간'으로 만들겠습니다.
예를 들어 일정 조정이라면 우선순위 기준, 승인 기준, 마감 기준을 먼저 공유하고 그 안에서 선택지를 제시합니다.
그 다음 최소규칙을 만들었습니다.
한국천문연구원에서도 저는 반복되는 불편을 찾아, 작지만 강한 규칙과 도구로 실수를 줄이겠습니다.

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