사회복지실천에서 기록은 정보를 보존하고, 서비스 전달을 촉진하며, 관련 전문가간의 정보교환 및 의사소통을 가능하게 하고, 교육 및 지도·감독, 조사·연구 등을 돕는데 사용된다. 기록의 유형은 기술요약형, 문제중심기록, SOAP 기록방법 등 여러 가지가 있는데, 기관의 요구, 사회복지사의 스타일 개입의 유형에 따라 적절한 것이 사용된다.
좋은 기록을 위해서는 체계적으로 준비하고 문장력을 향상시킬 필요가 있다. 사회복지사는 클라이언트를 만나기 전, 만나는 동안, 또는 만난 이후에 각각 기록할 준비가 되어 있어야 한다. 클라이언트와 만나기 전, 특히 서비스 관계 초기에 사회복지사는 기록에 필요한 정보를 문의할 준비를 해야 하며 기관에서 사용하는 양식, 간단한 서식, 방침을 검토하여 필요한 정보가 무엇인지 알아야 한다.
클라이언트를 만나는 동안이나 만난 이후에는 서비스를 제공하는 동안 얻어진 것과 밝혀진 것에 대하여 짧게 메모해 두는 것이 좋다. 중요한 단어와 문장은 사회복지사가 필요한 정보를 기억하는 데 큰 도움이 된다.
다음은 사회복지기록에 있어서 유의할 사항이다(Kagle, 1991).
1/ 서비스의 결정과 행동에 초점을 둔다.
2/ 사정, 개입, 평가의 기초가 되는 클라이언트와 상황에 관한 정보가 들어 있다.
3/ 각 단계에서 목적, 목표, 계획, 과정과 진행을 포함하여 서비스 전달에 관한 정보가 들어 있다.
4/ 상황 표사와 사회복지사의 견해가 명확하게 분리되어 별도의 제목하에 책어서 읽는 사람들이 사회복지사의 관찰 사항과 해석을 구분하여 이해할 수 있다.
5/ 구조화되어 있어서 정보를 효과적으로 문서화할 수 있고, 쉽게 색출해 낼 수 있다.
6/ 서비스 전달이 잘 묘사되고 모든 문서가 정확하여 유용하다.
7/ 기록이 간결하고, 구체적이며, 타당하고, 명확하며, 논리적이고, 시기적절하며, 의미 있고, 사실에 근거한다.
8/ 전문가적 윤리를 바탕으로 한다.
9/ 수용된 이론에 기초해 있다.
10/ 전문가의 견해를 담으면서도 클라이언트의 관점을 무시하지 않는다.
반대로 다음과 같은 기록은 피해야 한다.
1/ 부정확한 사정, 잘못된 판단, 비윤리적 행동, 부적절한 개입
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